财务工作—在繁忙的工作中找到最快捷有效的方法

大部分财务同行的财务工作都是节奏非常快、工作很忙碌的状态。遇到一些紧急的工作,如果遇到一些电脑死机、数据没保存、找不到好的快捷技巧、单据和原始数据混乱的情况,更会令本来忙碌的工作雪上加霜。那么在实际的工作中,我们注意哪些点、掌握哪些技巧可以非常快速的提升工作效率呢?本文是自己工作经验的总结所得,从几个方面的实践经验分享一下提升工作经验的方法和技巧。

一、硬件篇

财务工作最常用的是电脑,如果财务电脑配置较低的话,财务工作效率会严重降低。其他的一些硬件配置好也会有助于财务提高工作效率。在实践的工作中,这里总结了一些提高工作效率的硬件配置。

1、电脑屏幕21寸以上。大屏幕的电脑更适合财务人员办公,特别是一个屏幕能轻松显示个Excel文档,做工作的时候就特别方便。一些需要复制、跨表对比的工作使用大屏电脑会极大提升工作效率。

2、SSD硬盘/8G左右内存。常规的4核CPU在办公用途中可以满足绝大部分的需求,影响办公电脑速度的是硬盘和内存,这两个硬件的性能和指标非常影响效率。在选购财务电脑的时候可以选择SSD硬盘,内存选择2600频率以上的内存条,硬盘和内存有较好配置的电脑的运行速度会有显著的提升。

3、财务打印机配置/共享打印机。财务的各类文件打印量大;凭证打印机可以选择高速的针式打印机;发票打印机选择24/36针的打印机,发票打印更清晰;激光打印机可以带扫描复印功能,可以适应常规A4纸打印,还可以有一个扫描仪功能。这样的打印机配置就足以支持高效的财务工作。

4、USB延长线。电脑上配一个USB延长线,这样在工作的时候,需要接U盘/网银盾的时候就很方便,不需要弯腰到主机上面上去接入。

二、软件篇


使用好的软件能极大的提升工作效率,但是各种类型的软件的使用需要和这个软件的思维模式相匹配。有些思维模式是单体的思维模式,有些思维是多维的思维模式,软件要结合相应的思维模式才能发挥最好的效果。




1、Excel/WPS的对比:


WPS广告特别多,而且在高阶功能在使用上wps是非常不方便的。目前市面上针对的表格培训的书籍基本上都是Excel的。建议在表格软件的使用上还是使用微软的Excel,除了可以在市面上获取较好的学习资料,另外在高阶功能运用上Excel也有明显的优势。

2、数据库软件与思维

access数据库是微软office的套装软件,有着比较强大的数据库功能,能满足一般的财务人员的日常办公需求。想要提高数据处理能力和水平,掌握一定的access的知识是比较有必要的。在实际工作中很少人会使用access功能,一是在学校教育阶段基本上都是推广Excel,而是access的整个数据思维是“关系型数据库”的思维,思维模式也与常用的表格模式不一样。

在前几年的工作中,我学习了一定的数据库的知识,自己建立了一些数据库,在大量的数据处理上的确是有很强的优势,感兴趣的伙伴可以去尝试一下。


3、思维导图

思维导图可以将大的工作进行逐一分解,分解之后再将各个小的工作项目联系起来;这种思维和工作方法,一是可以整理自己目前的工作;二是通过工作的关联连接很多工作都可以找到核心关键点。

这种方式在处理一些复杂且大型的项目性工作的时候是非常有效的,另外在做全面性管理工作在实际工作中也是很实用的。


4、多维流程型思维导图

思维导图在处理二维的工作的时候是比较有效的,但是再复杂一些的工作就需要多维流程型思维导图的方式去解决工作。流程图不单单是一个工具更是一种思维模式。例如我们在梳理生产流程的时候,生产流程往往涉及岗位、部门、要求、单据、工艺等等都是非常复杂的一个过程,那么使用多维流程型思维导图的方式可以很好的表述这些错综复杂的因素,并且可以很好的串联起来。

我在处理生产相关的核算与管理的时候,都是使用多维流程型思维导图的思维和方法去做的,并且有很好的效果。



5、局域网共享文件夹

不少的财务同在一个财务室,但是手上的文件都不相通,要看数据都是QQ/微信飞来飞去,后面都不知道谁手上有最终版本了,这样的情况为什么不在局域网上面建立一个共享文件夹呢?共享文件夹可以有效的解决这个问题。具体的操作可以参考往期的文章。

6、onedrive共享文件夹

Onedrive是局域网共享文件夹的网络版本,局域网共享文件夹只能在一个办公室以内使用,不支持外网访问。Onedrive是win10上自带的功能,可以直接使用,建立之后可以在远程就可以访问公司的文件。


7、文件夹编码

将文件夹进行分类,并且编上编码,统一管理财务部所有的数据。



8、电脑定期清理与杀毒(推荐使用轻量级的火绒安全)

杀毒软件:电脑要每周定期杀毒。360/腾讯电脑管家/金山毒霸这三款杀毒软件会乱安装各种没有用的软件。建议杀毒软件安装火绒安全


 三、沟通篇

高效的沟通方式,好的沟通能力是能提升工作效率的。沟通能力可以在工作的不断历练中去提升,好的沟通方式可以通过学习、总结、改进之后自己就可以很好的掌握。


1、低效的沟通—语音

财务工作在沟通的时候,最讨厌的就是某人发一堆语音过来,如果发文字的话十秒钟可以看完,发语音硬是要听一分钟,有些人普通话不标准,翻译都没办法翻译清楚。

一般我在比较忙碌的工作的时候,别人发语音我会回复:请发文字或者电话沟通。财务工作的沟通电话或者当面沟通时最好的一种方式,选择好的沟通方式是非常重要的。

2、文字适合做汇报类的工作

一般情况下做周工作汇报、月度工作汇报、项目工作汇报都是会用文字做汇报,以邮件或者发文字的形式给领导汇报,这样领导在看到文字之后可以思考一下或者留档备查。

3、电话适合一般的工作

电话三言两语就可以将两个人聊QQ、微信几十分钟的事情说清楚,在实际的工作中,如果的确比较忙碌的情况,在处理大部分的工作的时候选择电话沟通时比较高效的方式。

4、面谈适合重要或者规划性的工作

财务工作有些是需要面谈才能比较好的效果的,例如财务工作的安排,分工,协调,员工激励等这些工作必须要以面对面的方式去谈才会有效果。面谈的工作方法是处理一些复杂的工作必要的方法。
 

四、核心技能篇


做财务工作,必须自己有“两把刷子”,这两把刷子就是自己的核心技能,自己通过学习和积累掌握了之后其他人是不容易学习、模仿和超越的,这种核心技能逐渐会形成自己的核心竞争力。


1、Excel技能学习

数据处理工作一般都是Excel去处理,但是很多财务人员对excel的功能都不是很熟练。Excel的学习需要日积月累,不是一日之功。优秀的财务人员有着非常熟练的excel使用能力,这也是长期工作实操训练得来的。拥有好的Excel技能可以非常有效的提升工作效率,我自己学习Excel的经历在以前期的文章中有详细的讲述。


2、拥有小型数据库的管理能力

Access或者foxtable;或者可以学习一般的sql查询语句如:select *** from***orderby***。SQL语句只需要简单的学习就可以掌握70%以下的语法,就可以做一般的数据库查询,再结合Navicat就可以建立一般标准数据库。有了小型数据库的处理能力,就可以秒杀一般的数据统计、汇总等工作了,特别是对数据量极大的财务工作,拥有数据库处理能力可以极大提升工作效率。


五、习惯篇


每日整理、清洁、保持好的睡眠,不断的学习和充电养成好的工作习惯,这些习惯能让自己的工作的效率事半功倍。


1、每日6S

每天把桌面和抽屉的各类文件等收拾好、把电脑里面的各类文件都归类之后再下班。每个月对自己所有的文件和资料进行清理。定期做卫生清理与清洁。

2、工作笔记

要养成做笔记的习惯,大小事务需要办理的都需要记下来,对各种流程改进、提升的想法都要记下来,开会要做会议记录。

3、好的睡眠:午休和少加班

每天晚上要休息好,白天要有一个小时的午睡,头脑要清醒。

4、思维的跨越与拓展

逐渐习惯使用数据库思维、编程思维、思维导图思维、流程图思维等等这类型高阶思维与工具去处理工作会使自己的工作效率取得巨大的跃升。


后记


高效的财务工作是长期积累工作并且养成习惯最终的结果,需要我们不断在财务实操工作中去积累和试错才能得到比较有效的方法。我们做财务工作只有不断的尝试并且勇于创新,必定会有很好的收获。

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